Blog Post

Pengertian dan Fungsi Kantor

Fungsi Kantor

GAPURAOFFICE – Hai sobat Gapura! Fungsi kantor usaha, maupun kantor-kantor pemerintah, atau jenis-jenis kantor yang lainnya, pada prinsipnya adalah sama, yakni sebagai pusat layanan informasi dan penyimpanan atau perekaman data.

Dalam konteks perusahaan, biasanya informasi yang masuk maupun keluar akan melalui kantor terlebih dahulu untuk dilakukan pencatatan dan perekaman, sehingga bisa menjadi dokumen yang dapat dibuka kapan saja.

Mengutip dari wikipedia.org, Rabu (22/09/2021), kantor adalah sebutan untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor bisa hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi.

Tujuan utama perusahaan membuat kantor adalah untuk mendukung para pekerja dalam melaksanakan pekerjaannya. Di dalam kantor inilah semua proses administrasi, perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan usaha dilakukan agar mampu berjalan dengan biaya serendah mungkin dan tingkat kepuasan setinggi mungkin.

Adapun fungsi kantor adalah sebagai berikut :

Menerima Informasi

Fungsi kantor yang pertama adalah menerima informasi yang datang dari internal maupun eksternal perusahaan. Informasi ini bisa berbentuk pelaporan dari karyawan, dari pelanggan, dari konsumen maupun masyarakat umum.

Informasi yang diterima dari internal perusahaan misalnya tentang keuangan perusahaan, tentang berbagai sumber daya yang dimiliki, kondisi pegawai, berbagai kegiatan bisnis yang dilakukan perusahaan tersebut, dan lain-lain. Sedangkan informasi dari eksternal perusahaan bisa berupa keluhan pelanggan, kondisi pasar, informasi kompetitor, penawaran kerjasama dari pihak lain, dan lain sebagainya.

Untuk dapat menerima informasi sebanyak-banyaknya, maka sebuah kantor yang baik biasanya akan menyediakan berbagai sarana yang mudah diakses oleh banyak orang. Sarana-sarana tersebut bisa berupa alamat surat yang jelas, nomor kontak telepon, alamat email, akses internet, koran, majalah maupun televisi kantor.

Merekam dan Menyimpan Informasi

Dari sekian banyak informasi yang yang telah masuk dan diterima oleh kantor, maka fungsi kantor selanjutnya adalah merekam dan menyimpan informasi tersebut. Sehingga menjadi data-data yang bisa ditindaklanjuti oleh perusahaan.

Tujuan penyimpanan dan perekaman data ini adalah untuk menyiapkan informasi sedetail dan sesegera mungkin apabila pihak internal perusahaan meminta informasi tersebut.

Bagi perusahaan, beberapa data informasi yang telah didapatkan bisa disimpan menurut hukum, atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam melakukan berbagai perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian perusahaan. Beberapa data yang disimpan ini misalnya korespondensi, data rincian negosiasi, data-data transaksi, daftar pesanan, laporan keuangan, dan lain sebagainya.

Ada banyak media yang bisa digunakan untuk menyimpan informasi, media ini bisa dalam bentuk fisik maupun bentuk digital.

Media penyimpanan untuk data fisik misalnya berupa buku, rak, almari, brankas, boxfile, stopmap, locker, atau yang lainnya. Sedangkan media penyimpanan digital bisa menggunakan hardisk komputer, DVD, tape, flashdisc, dan juga media penyimpanan digital online.

Mengatur Informasi

Informasi yang dikumpulkan oleh kantor biasanya memiliki beragam bentuk, mulai dari bentuk teks, foto, video yang bisa dikirim melalui email, surat, telepon, maupun laporan langsung.

Dari banyaknya bentuk informasi tersebut, maka kantor perlu melakukan pendataan misalnya dalam bentuk buku, laporan tertulis secara rinci dan juga dalam bentuk digital. Hal ini berguna untuk memberikan informasi dalam berbagai pilihan bentuk yang terbaik dan juga bisa digunakan sebagai backup data.

Setelah beragam informasi diterima dan disimpan oleh kantor, fungsi kantor selanjutnya adalah mengatur dan mengelola informasi tersebut secara rapi sehingga bisa segera ditindaklanjuti oleh mereka yang memiliki wewenang.

Dalam proses mengatur dan mengelola informasi ini, maka kantor dapat membuat semacam alur distribusi informasi dan komunikasi kepada masing-masing divisi agar informasi tersebut dapat diterima dan dipergunakan secara tepat.

Sebagai pusat data dan informasi perusahaan, kantor yang baik tentu akan mengelola berbagai informasi tersebut menjadi beberapa kategori sesuai kebutuhan perusahaan. Kategori-kategori tersebut bisa saja dibedakan berdasarkan divisi maupun hak akses terhadap informasi perusahaan.

Memberi Informasi

Sebagai pusat informasi perusahaan, fungsi kantor selanjutnya adalah bisa memberi informasi bagi semua pemangku kepentingan, baik dari internal perusahaan maupun eksternal perusahaan. Informasi yang bisa diberikan perusahaan kepada pihak eksternal bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan tersebut.

Mampu memberi informasi dengan data yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan memang membutuhkan manajerial informasi yang bagus. Untuk itulah dalam menyimpan, mengatur, dan mengelola semua informasi, maka haruslah tertata rapi dan dapat diidentifikasi dengan mudah.

Untuk memenuhi kebutuhan sirkulasi informasi perusahaan, biasanya kantor juga menyediakan bagian resepsionis yang bertugas untuk menerima visitor, memberi berbagai informasi yang dibutuhkan, menerima email, telepon dan surat yang masuk serta membantu sekretaris dalam melakukan pendataan informasi yang masuk ke perusahaan.

Melindungi Aset

Pemisahan jenis informasi memang dibutuhkan dalam perusahaan, dari setiap informasi yang telah diolah tersebut harus bisa dibedakan mana informasi untuk setiap divisi internal perusahaan dan mana informasi yang dapat diakses oleh publik.

Pemisahan berbagai informasi ini penting dilakukan agar tetap bisa menjaga rahasia perusahaan dari para kompetitor atau orang lain yang memiliki niat tidak baik bagi jalannya perusahaan.

Adapun beberapa informasi yang tidak bisa diakses oleh publik, misalnya adanya sejumlah utang yang mungkin belum terbayar saat akan jatuh tempo, data kontrak dengan perusahaan lain, jumlah uang tunai yang disimpan dan lain sebagainya.

Nah, untuk menjalankan fungsinya dalam melindungi aset perusahaan, maka kantor biasanya memiliki tempat yang tidak terlalu jauh dengan pintu gerbang utama perusahaan. Hal ini dibuat untuk mengantisipasi berbagai kemungkinan. Misalnya, saat ada kunjungan, maka pengunjung tersebut agar tidak langsung menuju tempat produksi, namun harus melalui izin dari kantor. Di sinilah fungsi kantor sebagai sarana untuk melindungi aset perusahaan.

Itulah beberapa fungsi kantor untuk membangun sebuah usaha. Terimakasih telah berkunjung ke website Gapura Office atau Virtual Officeku. Kami menyediakan Virtual Office dan Coworking Space dengan harga yang terjangkau.

Fasilitas yang kami tawarkan pun lengkap untuk menunjang produktivitas, privasi, dan kenyamanan Anda ketika bekerja. Berbagai fasilitas tersebut seperti meeting room, internet access, lounge, printing, copier, dan lain sebagainya.

Selain itu, kami juga menyediakan resepsionis profesional, nomor telepon, dan fax khusus dengan operator pribadi dan greetings sesuai dengan nama perusahaan penyewa. Nomor telepon yang masuk dari klien juga dapat dialihkan langsung ke ponsel penyewa atau nomor pribadi.

Tak hanya itu saja, kami juga menyediakan jasa penerimaan dan pengelolaan kiriman surat dan paket yang masuk secara khusus bagi tiap nama perusahaan penyewa. Semua fasilitas dan benefit di atas sudah dapat Anda rasakan dengan harga yang cukup terjangkau.

Jadi, tunggu apa lagi? Dapatkan Virtual Office impian Anda sekarang juga hanya di Gapura Office!

Untuk informasi lebih lanjut, Anda bisa langsung menghubungi tim Marketing kami DI SINI. Dapatkan informasi tentang legalitas dan promo-promo menarik lainnya dari kami, serta Konsultasi GRATIS tentang jasa yang kami tawarkan. Kami siap membantu Anda!

Apa pun jenis layanan perkantoran yang Anda pilih, masing-masing tentunya memiliki kelebihan dan kekurangannya. Rencanakan dengan matang agar sesuai dengan pola dan kebutuhan bisnis Anda. So, start your business right bersama Virtual Officeku!

×

Hello!

Selamat datang di Virtual Officeku (Gapura Office) silahkan kirim pesan WhatsApp ke kontak yang tersedia di bawah ini atau email ke info@garudaoffice.com untuk informasi lanjut mengenai layanan kami, Terimakasih!

× Live Chat