Tips Menyusun SOP (Standar Operasional Prosedur) Perusahaan

GAPURAOFFICE – Hai sobat Gapura! Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah standar ketentuan dasar perusahaan yang digunakan untuk mengatur kinerja karyawan dan operasional secara keseluruhan. Tujuan utama dari SOP sendiri sebenarnya adalah untuk menyederhanakan ketentuan proses kerja karyawan, agar dalam penerapannya mudah dipahami.

Selain itu, adanya SOP (Standar Operasional Prosedur) juga menunjukkan bahwa perusahaan tersebut memiliki proses kerja yang efisien dan dapat dikelola dengan baik.

Dengan demikian, SOP (Standar Operasional Prosedur) ini dibuat dengan harapan agar dapat menciptakan ukuran standar kerja yang dapat memberikan karyawan sebuah cara untuk meningkatkan kualitas kerja, serta memudahkan perusahaan untuk melakukan evaluasi program atau kinerja.

Langkah SOP (Standar Operasional Prosedur) Perusahaan

Standar Operasional Prosedur (SOP) tersebut umumnya dibuat oleh tim khusus perusahaan, seperti marketing manager, financial manager, HRD, atau bahkan beberapa perusahaan menggunakan konsultan SOP.

Dalam menyusun SOP (Standar Operasional Prosedur) perusahaan ini, perlu adanya konsentrasi dan pertimbangan yang matang. Sebab, SOP tersebut akan menjadi acuan operasional perusahaan secara keseluruhan dan harus ditaati oleh seluruh karyawan.

Oleh sebab itu, dalam penyusunannya harus dipikirkan dengan seksama, agar penyusunan SOP (Standar Operasional Prosedur) dapat dilakukan dengan baik.

Simak delapan langkah mudah dalam menyusun SOP (Standar Operasional Prosedur) di bawah ini.

1. Membentuk Tim Pembuatan SOP

Idealnya, pembentukan tim SOP (Standar Operasional Prosedur) melibatkan perwakilan SDM setiap departemen atau divisi di perusahaan. Selain itu, Human Resource Department (HRD) adalah bagian yang paling terlibat dalam proses ini. Perusahaan juga bisa menggunakan jasa Konsultan SOP sebagai bantuan eksternal perusahaan.

Kunci utama dalam pembentukan tim penyusun SOP adalah mengikutsertakan orang-orang yang mengenal cara kerja, visi dan misi, serta prosedur perusahaan dengan baik.

2. Mempelajari Proses Bisnis Perusahaan

Setelah tim terbentuk, pelajari keseluruhan proses yang berlangsung di perusahaan. Contohnya, apa saja yang terjadi sejak proses produksi, penjualan, pengiriman produk atau jasa ke pelanggan? Dokumen apa yang dibutuhkan? Siapa yang terlibat dalam setiap proses?

Setiap perwakilan departemen bisa menganalisa secara keseluruhan untuk mendapatkan gambaran yang jelas. Setelah semua data telah terkumpul, maka hubungan antar departemen dalam proses bisnis perusahaan bisa terlihat dengan jelas.

3. Menyusun Flow Chart

Buatlah urutan alur kerja berupa narasi yang sesuai dalam proses bisnis di perusahaan. Tujuan pembuatan flow chart tersebut adalah untuk memvisualisasikan data yang terkumpul, sehingga hubungan antar departemen dapat terlihat dengan mudah.

Tuliskan pula Person in Charge (PIC) untuk setiap aktivitas, dokumen yang dibutuhkan, dan durasi masing-masing aktivitas.

4. Review Hasil Penyusunan Flow Chart Setelah Alur Kerja Dibuat

Periksa ulang flow chart yang telah dibuat dengan cara membagikannya ke masing-masing departemen. Setiap departemen bisa memberikan koreksi, penambahan, atau masukan pada flow chart yang telah dibuat.

Hal ini untuk menemukan beberapa poin yang mungkin dianggap belum sesuai di masing-masing departemen. Setelah itu, perbaiki flow chart tersebut dengan hasil yang sudah final.

5. Simulasi SOP Sebelum Menerapkan SOP Secara Langsung

Setelah flow chart dengan hasil final telah selesai dibuat, saatnya untuk uji coba SOP perusahaan. Tujuan uji coba atau simulasi ini adalah untuk mengetahui ketidaksesuaian yang mungkin terjadi dalam penerapannya.

Setiap bagian SOP harus sesuai dengan yang sudah ditetapkan. Bila terjadi ketidaksesuaian saat penerapan, maka SOP harus diperbaiki sebelum disetujui.

6. Evaluasi dan Lakukan Perbaikan Setelah Simulasi dilakukan

Temukan ketidaksesuaian apa saja yang terjadi saat simulasi SOP (Standar Operasional Prosedur). Segera evaluasi dengan tim penyusun SOP dan temukan bagian yang harus diperbaiki.

Mengingat masing-masing departemen perusahan memiliki tanggung jawab dan fungsi yang berbeda-beda, maka SOP (Standar Operasional Prosedur) dengan hasil final harus selaras dengan kondisi yang sebenarnya di perusahaan dan mewakili proses bisnis setiap elemen perusahaan agar SOP tetap dinilai fair.

7. Approval dan Terapkan SOP Yang Telah Dibuat

Setelah proses perbaikan selesai, maka SOP (Standar Operasional Prosedur) sudah bisa diterapkan. Mintalah persetujuan dan otorisasi dari pimpinan tertinggi perusahaan. Setelah disetujui, maka SOP bisa mulai diterapkan.

Buatlah salinan SOP (Standar Operasional Prosedur) ini, kemudian bisa diberikan ke masing-masing departemen untuk segera diterapkan.

8. Sosialisasikan SOP Perusahaan

Saat SOP (Standar Operasional Prosedur) telah bisa diterapkan, jangan lupa bahwa perusahaan perlu melakukan sosialisasi terkait SOP yang telah dibuat agar setiap karyawan tahu dan tidak melakukan kesalahan dalam bekerja.

Sosialisasi bisa dilakukan dengan mengumpulkan karyawan, menyebarkan informasi tentang SOP, atau membuat seminar dan penyuluhan terkait SOP perusahaan.

SOP (Standar Operasional Prosedur) yang telah dibuat ini bisa segera diimplementasikan untuk meningkatkan kinerja karyawan. Dengan memiliki sistem SOP yang baik, maka karyawan dapat bekerja sesuai acuan dasar, lebih teratur, dan meminimalisasi adanya kesalahan dalam bekerja.

Umumnya, departemen HRD yang akan bertanggung jawab mengawal pelaksanaan SOP (Standar Operasional Prosedur) tersebut.

Sebagai HRD, Anda juga dapat membantu karyawan untuk mematuhi SOP. Dimana Anda dapat mengatur berbagai proses bisnis secara efisien, mulai dari integrasi absensi, pengajuan cuti, penggajian, pemotongan pajak, THR dan BPJS.

GAPURA, Biro Jasa Pembuatan PT Jakarta Tangerang Bekasi

Jumlah Biro Jasa Pembuatan PT di Indonesia memang cukup banyak. Namun perlu Anda ketahui, bahwa tidak semua Biro Jasa mampu memuaskan klien-nya, baik dari segi ketepatan waktu, kelengkapan dokumen, maupun dari murahnya biasa jasa pembuatan PT.

Lalu, bagaimanakah cara mendapatkan Biro Jasa Pembuatan PT Jakarta, Tangerang, dan Bekasi yang bisa memuaskan?

Tidak perlu pusing mencarinya, dan segera gunakan jasa dari dari Gapura Office atau Virtual Officeku. Perusahaan Biro Jasa Perizinan PT ini juga memiliki kemampuan untuk melayani klien dengan cepat dan biaya jasanya yang relatif lebih murah.

Di Gapura Office, untuk pembuatan PT biaya sebesar Rp 7 Jutaan, dan dijamin akan diikuti dengan pelayanan yang memuaskan untuk mendapatkan seluruh dokumen legalitas pendirian PT yang lengkap. Hanya dalam waktu 30 hari, PT Anda sudah bisa sah beroperasi.

Tak hanya itu saja, Gapura Office juga menyediakan Virtual Office dan Shared Office untuk Anda yang saat ini memerlukan tempat untuk bekerja yang nyaman dan murah.

Jadi, tunggu apa lagi? Silahkan Hubungi Kami untuk mendapatkan informasi lebih lengkap dan konsultasi GRATIS untuk pendirian usaha Anda.