Blog Post

Cerita Seorang Resepsionis Yang Bekerja di Virtual Office

Seorang Resepsionis

GAPURAOFFICE – Hai sobat Gapura! Menjadi seorang resepsionis atau front office yang bekerja di Virtual Office atau kantor virtual memang hampir sama dengan resepsionis di kantor pada umumnya. Hanya saja, satu lantai gedung yang dihuni oleh berbagai macam perusahaan membuat para resepsionis ini kadang kewalahan untuk menerima tamu yang berkunjung.

Ferliana (26), wanita yang sudah bekerja selama 2 tahun sebagai resepsionis di salah satu penyedia jasa Virtual Office Jakarta, yaitu Gapura Office atau Virtual Officeku, menceritakan bahwa di tahun pertama bekerja sebagai resepsionis dia sempat kewalahan mengurus surat yang masuk untuk berbagai perusahaan.

Di meja penerimaan tamu, tumpukan surat yang ditujukan untuk berbagai macam perusahaan menjadi pekerjaan sehari-hari Ferliana untuk diberikan kepada kurir, untuk diantarkan ke perusahaan yang menjadi klien kantornya.

Selama beberapa bulan penuh, dia harus menghafal kantor-kantor apa saja dan di mana letaknya.

Pernah satu hari, dia direpotkan dengan 10 surat yang datang untuk satu perusahaan. Dan surat-surat tersebut datang secara bersamaan. Namun, Ferlina mengaku lama kelamaan dia menjadi hafal klien yang menggunakan jasa kantor bersama tersebut.

“Kalau waktu baru awal kerja sih ada suka tertukar PT A ke PT B. Tapi itu juga sebentar, dan lama kelamaan jadi hafal.”, katanya.

Untuk mempermudah menyortir surat, dia menempatkannya di sebuah ruangan yang disebut ‘Mailing Room’. Di sana, dia menyusun surat berdasarkan abjad nama perusahaan yang terdaftar di kantor Virtual Office di Gapura Office tersebut.

Tak hanya itu saja, Ferliana juga disibukkan dengan menerima telepon serta menghubungkannya ke berbagai perusahaan klien kantornya.

Setiap hari dia pun harus menyapa dengan ramah berbagai tamu yang akan berkunjung ke perusahaan yang menggunakan jasa kantor bersama. Biasanya jika ada klien, kata Ferlina, calon klien ataupun kurir yang akan mengambil surat dia langsung sigap menyapa dan memberikan salam seperti resepsionis pada umumnya.

Kemudian, ketika calon klien yang ingin menggunakan jasa kantor bersama, dia langsung memberikan brosur layanan yang ditawarkan kepada calon klien.

Dia juga sering berhadapan dengan klien yang ‘ribet’, yang secara langsung berhadapan ataupun melalui telepon. Tetapi dia menghadapinya secara santai dan menjadi sebuah rutinitas pekerjaannya sebagai resepsionis.

Ferliana menceritakan juga center dia bekerja merupakan tempat paling ramai. Apalagi jika banyak perusahaan yang mengadakan pertemuan atau meeting. Ditambah dengan datangnya surat serta telepon secara bersamaan.

“Di sini kan center paling ramai. Jadi kalau ada surat yang berbarengan kami benar-benar sibuk. Yang diutamakan surat yang datang, dan kalau ada orangnya di sini kita langsung antarkan ke ruang meeting. Tapi kalau kantor aslinya bukan di sini kita sortir dan tunggu kurir yang mengambilnya.”, kata Ferliana.

Dia menjelaskan ketika awal masuk bekerja sebagai resepsionis tidak sendiri langsung dilepas menerima tamu. Dia ditemani oleh senior yang sudah mengerti bagaimana tata cara menerima tamu serta menyortir surat untuk klien yang menggunakan jasa Virtual Office di Gapura Office.

Dalam menerima telepon pun, Ferliana harus menggunakan bahasa yang ramah terhadap siapapun yang akan menghubungi kliennya. Dia mencontohkan, saat dia menerima telepon dia bertugas mewakili salah satu perusahaan yang menjadi klien-nya. Seolah-olah dia menjadi bagian perusahaan yang menggunakan jasa Virtual Office di Gapura Office.

“Misalnya PT A. Thank you for calling PT A, this is Ferli speaking. Nah, nanti dari situ yang si penelepon ngomong mau bicara sama bapak siapa atau ini siapa.”, kata Ferliana mencontohkan.

Setelah itu, dia tinggal sambungkan kepada perusahaan yang akan dituju oleh si penelepon. Ferliana tinggal menekan tombol nomor sambungan. Tidak lama kemudian, si penelepon terhubung dengan tujuannya.

Nah, bagi Anda yang saat ini tengah menjalankan bisnis startup dan ingin menggunakan layanan Virtual Office, Gapura Office bisa menjadi pilihan yang tepat. Mengapa? Karena fasilitas yang ditawarkannya sangat beragam, dan tentunya sangat mendukung perusahaan Anda berkembang.

Tidak hanya internet super cepat, namun banyak fasilitas ekslusif lainnya untuk para member GAPURA, di antaranya ruangan private ukuran 3×3 M dengan 2 meja dan 3 kursi, Listrik, Parkir, Papan Nama, ruangan meeting terbuka dan tertutup, line telephone, dan masih banyak lagi fasilitas yang akan Anda dapat.

Selain fasilitas yang ditawarkan di atas, Gapura Office juga memiliki lingkungan yang sangat kondusif, dan tentunya akan meningkatkan produktifitas tim kerja Anda untuk bekerja secara maksimal.

Jadi, tunggu apa lagi? Dapatkan kantor Virtual Office impian Anda sekarang juga hanya di Gapura Office atau Virtual Officeku. Anda dapat Hubungi Kami untuk mendapatkan informasi lebih lengkap dan konsultasi GRATIS untuk pendirian perusahaan Anda.

Untuk informasi lebih lanjut, Anda dapat mengakses website official kami di virtualofficeku.co.id.