GAPURAOFFICE – Hai sobat Gapura! Saat ini hampir di semua perusahaan menggunakan atau menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) kepada seluruh karyawannya. SOP ini berdasarkan tinjauan langsung oleh pihak-pihak terkait, yang berisi poin-poin dalam pekerjaan yang akan atau telah dilakukan oleh karyawan.

Biasanya, Standar Operasional Prosedur (SOP) perusahaan ini disusun oleh HRD atau Manajer pada departemen yang bersangkutan.

Secara umum, pengertian SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah suatu sistem yang disusun atau dirancang untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan para karyawan dalam lingkup perusahaan atau lembaga.

Pada prakteknya SOP teraplikasikan dalam bentuk dokumen yang berkaitan langsung dengan semua prosedur yang dilakukan secara kronologis dan runtut untuk membantu karyawan menyelesaikan pekerjaan agar memperoleh hasil kerja yang efektif sesuai dengan yang diharapkan perusahaan.

Semua jenis perusahaan apapun bentuknya memerlukan sebuah panduan untuk menjalankan segala tugas dan fungsi dari elemen atau unit organisasi.

Berikut ini adalah penjelasan lengkap mengenai apa itu Standar Operasional Prosedur (SOP), dan apa kegunaannya atau manfaat bagi sebuah perusahaan.

Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP)

Berdasarkan apa yang dijelaskan dalam Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008, manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP) secara umum bagi suatu organisasi, di antaranya adalah :

1. Sebagai standarisasi cara atau metode yang dilakukan oleh pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan secara khusus, mengurangi kesalahan-kesalahan, dan kelalaian kerja.

2. Standar operasional prosedur membantu staff untuk lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen. Sehingga hal ini akan mengurangi keterlibatan atasan atau pimpinan dalam pelaksanaan proses kegiatan sehari-hari.

3. Meningkatkan akuntabilitas dan kredibilitas perusahaan dengan mendokumentasikan segala tanggung jawab khusus dalam pelaksanaan tugas-tugas.

4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerja, serta membantu karyawan mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.

5. Menciptakan bahan-bahan pelatihan pengembangan yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat beradaptasi dalam lingkungan organisasi.

6. Menunjukkan secara nyata bahwa kinerja perusahaan efisien dan dikelola dengan profesional.

7. Menyediakan pedoman, panduan dan acuan bagi setiap staf di unit pelayanan dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan.

8. Menghindari adanya tumpang tindih pelaksanaan tugas dalam pemberian pelayanan.

9. Membantu penelusuran terhadap resiko kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan  masyarakat. Serta menjamin segala proses pelayanan agar tetap berjalan di berbagai  situasi.

Cara Membuat SOP Yang Benar

Merujuk kembali pada PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008  yang menyebutkan bahwa pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) harus memenuhi prinsip-prinsip seperti :

• Kemudahan dan kejelasan.
• Efisiensi dan efektivitas.
• Berorientasi kepada pengguna.
• Keterukuran.
• Keselarasan.
• Dinamis.
• Kepatuhan terhadap hukum.
• Kepastian hukum.

Di bawah ini adalah beberapa cara yang bisa digunakan dalam menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) tanpa terlepas dari anjuran PERMENPAN.

1. Membuat Susunan Kerja.

Mintalah kepada seluruh Manajer, Kepala Bagian atau Head Departemen dalam perusahaan untuk berbicara dengan bawahannya dalam menentukan hal-hal apa yang harus dibahas pada Standar Operasional Prosedur (SOP) ini.

2. Merencanakan Alur Proses Pekerjaan.

Rencanakan cara menentukan format, menyetujui format dan membuat template Standar Operasional Prosedur (SOP), menetapkan alur proses, dan menentukan bagaimana SOP tersebut akan diakses.

3. Lakukan Wawancara Kepada Karyawan.

Lakukan wawancara langsung terhadap karyawan untuk mengetahui apa saja aktivitas harian mereka dalam menjalani pekerjaan dan bagaimana caranya mereka bekerja.

4. Tulis, Diskusi, dan Sosialisasikan.

Setelah tahap wawancara dan mereview dokumen tata laksana kerja, maka manajer mulai bisa menulis Standar Operasional Prosedur (SOP). Kemudian membahas kembali dengan pihak-pihak terkait. Lalu melihat apakah masih ada disparitas peraturan antara pihak pegawai/karyawan dan perusahaan. Apabila sudah ada kesepakatan, maka SOP tersebut sudah bisa disosialisasikan.

5. Adakan Pelatihan Rutin.

Setelah standar operasional prosedur disepakati dan disosialisasikan, maka selanjutnya perlu diadakan pelatihan rutin agar Standar Operasional Prosedur (SOP) bisa berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan.

6. Evaluasi SOP.

Sekurang-kurangnya dalam jangka waktu setahun sekali, sangat dianjurkan bagi pihak perusahaan untuk mengadakan evaluasi yang mendalam terhadap relevansi berjalannya Standar Operasional Prosedur (SOP). Apakah ada hal-hal yang harus ditambah atau dihilangkan.

Pada prinsipnya, standar operasional prosedur harus dibuat sejak awal pendirian perusahaan. Tujuannya adalah agar pengukuran kinerja dapat dilakukan dengan efektif dan efisien, sehingga perusahaan dapat berkembang dengan pesat sesuai dengan visi dan misi yang telah dirancang sebelumnya.

GAPURA, Biro Jasa Pembuatan PT Jakarta

Jumlah Biro Jasa Pembuatan PT di Indonesia memang cukup banyak. Namun perlu Anda ketahui, bahwa tidak semua Biro Jasa mampu memuaskan klien-nya, baik dari segi ketepatan waktu, kelengkapan dokumen, maupun dari murahnya biasa jasa pembuatan PT.

Lalu, bagaimanakah cara mendapatkan Biro Jasa Pembuatan PT Jakarta, Tangerang, dan Bekasi, yang bisa memuaskan?

Tidak perlu pusing mencarinya, dan segera gunakan jasa dari dari Gapura Office atau Virtual Officeku. Perusahaan Biro Jasa Perizinan PT kami juga memiliki kemampuan untuk melayani klien dengan cepat dan biaya jasanya yang relatif lebih murah.

Di Gapura Office, untuk pembuatan PT biaya sebesar Rp 7 Jutaan, dan dijamin akan diikuti dengan pelayanan yang memuaskan untuk mendapatkan seluruh dokumen legalitas pendirian PT yang lengkap. Hanya dalam waktu 30 hari, PT Anda sudah bisa sah beroperasi.

Tak hanya itu saja, Gapura Office juga menyediakan Virtual Office dan Shared Office untuk Anda yang saat ini memerlukan tempat untuk bekerja yang nyaman dan murah.

Jadi, tunggu apa lagi? Silahkan Hubungi Kami untuk mendapatkan informasi lebih lengkap dan konsultasi GRATIS untuk pendirian usaha Anda.