GAPURA OFFICE – Hai sobat Gapura! Tahukah Anda, bahwa sistem penyimpanan arsip-arsip perusahaan yang baik adalah harus mampu untuk menyimpan dokumen hingga masa retensinya habis. Namun sayangnya, masih banyak yang belum mengetahui hal ini.

Menurut Pasal Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, menyebutkan bahwa bukti pembukuan dan data pendukung administratif perusahaan wajib disimpan selama kurun waktu 10 tahun, terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.

Lantas, mengapa sistem penyimpanan arsip yang Anda miliki harus dapat digunakan untuk menyimpan dokumen selama 10 tahun? Berikut ini adalah penjelasan selengkapnya.

Undang-Undang Tentang Dokumen Perusahaan

Perlu diketahui, sebagai langkah untuk menjamin efisiensi dan efektivitas dari kinerja perusahaan, Pemerintah Indonesia telah mengeluarkan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam pembuatan dan penyimpanan dokumen yang dimiliki perusahaan.

Undang-Undang ini menyebutkan secara spesifik bahwa setiap badan usaha, baik yang dijalankan oleh Perseorangan, Persekutuan Komanditer, dan Perseroan, maka wajib membuat catatan terkait aktivitas yang dijalankan dalam berbisnis, khususnya yang berkaitan dengan keuangan perusahaan.

Pencatatan tersebut dapat dilakukan secara manual atau dengan bantuan sistem penyimpanan arsip yang lebih modern.

Jenis-Jenis Dokumen Yang Wajib Disimpan Perusahaan

Menurut Pasal 5 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, ada beberapa bentuk dokumen keuangan dan administratif yang wajib disimpan selama kurun waktu 10 tahun secara manual atau melalui sistem penyimpanan arsip. Beberapa di antaranya, yaitu :

• Perhitungan laba-rugi tahunan.
• Neraca keuangan tahunan perusahaan.
• Bukti rekening keuangan milik perusahaan.
• Jurnal transaksi keuangan harian perusahaan.
• Dokumen lain yang berisi hak dan kewajiban perusahaan.

Syarat Penyimpanan Dokumen

Setelah mengetahui jenis dokumen yang wajib disimpan selama 10 tahun oleh perusahaan, kini Anda juga perlu mengetahui syarat-syarat dan ketentuan dari penyimpanan dokumen tersebut, baik itu melalui sistem penyimpanan arsip ataupun secara manual.

Beberapa hal yang wajib untuk dipatuhi meliputi, yaitu :

• Setiap pencatatan dilakukan dalam Bahasa Indonesia, menggunakan huruf latin, dan satuan mata uang Rupiah yang diakui dalam wilayah administratif Republik Indonesia.
• Perusahaan juga dapat melakukan pencatatan dalam bahasa asing, asalkan telah mendapatkan izin dari Menteri Keuangan.
• Dokumen dalam bentuk neraca tahunan, perhitungan laba-rugi tahunan, dan tulisan lainnya yang berisi informasi terkait neraca dan laba-rugi perusahaan yang disimpan dalam sistem penyimpanan arsip online atau manual wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau juga pejabat lain yang ditunjuk untuk persetujuan keuangan perusahaan.
• Dokumen yang berisi catatan terkait keuangan perusahaan wajib dibuat dalam kurun waktu maksimal 6 bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.
• Catatan keuangan yang telah dibuat oleh perusahaan wajib disimpan selama kurun waktu 10 tahun, hingga masa retensi dari dokumen keuangan telah habis.
• Jangka waktu di atas harus disusun oleh perusahaan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan.

Penyimpanan Dokumen Dengan Sistem Online

Jika Anda masih khawatir dengan sistem penyimpanan arsip secara online, maka kini pemerintah melalui Pasal 5 Ayat 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) telah menyebutkan bahwa informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik berikut hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah.

Dengan begitu, catatan keuangan yang disimpan dalam sistem penyimpanan arsip dapat dipergunakan untuk penyimpanan informasi keuangan perusahaan, karena dasar hukumnya sudah jelas dan dijamin oleh Undang-Undang.

Itulah tadi penjelasan mengenai alasan mengapa dokumen perusahaan wajib disimpan selama 10 tahun. Mengingat masa penyimpanan dokumen yang cukup lama, maka sistem penyimpanan arsip yang Anda miliki harus dapat diandalkan agar pengelolaan seluruh dokumen yang dimiliki perusahaan dapat berlangsung dengan baik dan tepat guna.

Baca juga: Alasan Pentingnya Memiliki Izin Usaha Tetap

Ada cukup banyak dokumen yang harus Anda persiapkan jika ingin mendirikan sebuah perusahaan, dan salah satunya adalah Akta Perusahaan. Namun perlu diingat, hanya beberapa Biro Jasa Pembuatan Perusahaan Jakarta saja yang dapat mempersiapkan semua dokumen secara lengkap. Salah satunya adalah Gapura Office atau Virtual Officeku.

Ada banyak sekali dokumen yang dipersiapkan oleh Biro Jasa Pembuatan Perusahaan Jakarta. Dokumen yang bisa Anda urus dengan mudah di Gapura Office di antaranya adalah Akta Perusahaan, NPWP, Surat TDP, Dokumen UUG, PKP, SKT, SBU, SKDP, SIUJK, dan lain sebagainya.

Ada banyak alasan mengapa Anda harus memilih Biro Jasa Pembuatan Perusahaan Jakarta Gapura Office. Berikut adalah beberapa di antaranya :

• Terjamin keasliannya.
• Transparan.
• Memiliki tenaga ahli yang profesional dan berpengalaman di bidangnya.
• Sudah melayani 1000 lebih perusahaan dari berbagai jenis usaha.
• Pekerjaan cepat selesai.
• Harga yang terjangkau.

Selain alasan di atas, masih ada banyak alasan lain yang membuat Gapura Office banyak dipercayai oleh masyarakat. Sehingga tidak mengherankan mengapa Biro Jasa kami selalu dicari oleh banyak pengusaha dari berbagai kalangan.

Jadi, segera urus Akta Perusahaan Anda hanya di Gapura Office. Kami merupakan Biro Jasa Pembuatan Perusahaan Jakarta yang sudah berpengalaman sejak lama, sebagai salah satu solusi yang paling jitu bagi Anda yang sedang membutuhkan surat legalitas untuk usaha Anda.

Kami adalah pilihan tepat untuk Anda bagi yang ingin mempermudah perizinan usaha. Kami juga salah satu jasa pembuatan perizinan usaha terpercaya di Indonesia yang menyediakan jasa lengkap dalam pembukaan bisnis baru. Mulai dari pembuatan Perseroan Terbatas (PT, PMA), CV, Firma, Yayasan maupun Koperasi, pengurusan SIUP, hingga pengurusan Akta Notaris dan surat-surat lainnya.

Ada banyak yang dihadirkan oleh Gapura Office. Informasi lengkap terkait dengan layanan yang diberikan bisa Anda simak langsung di website resmi kami. Semua layanan dicantumkan dalam website resmi kami, lengkap dengan penjelasan singkat dan biaya yang dibebankan kepada klien.

Silahkan menghubungi tim Marketing kami DI SINI untuk mendapatkan informasi tentang legalitas dan promo-promo menarik lainnya dari kami, serta Konsultasi GRATIS tentang jasa yang kami tawarkan. Kami siap membantu Anda dalam mendapatkan perizinan usaha.

Biarkan kami yang bekerja untuk Anda, dan dengan senang hati kami akan melayani Anda. Kami akan melayani dengan cepat dan berpengalaman.

Gapura Office jasa Pendirian PT dengan syarat pembuatan PT yang mudah “One Stop Bussiness Solution”. So, start your business right bersama Gapura Office!