GAPURAOFFICE – Hai sobat Gapura! Tahukah Anda, bahwa sistem penyimpanan arsip-arsip perusahaan yang baik adalah harus mampu untuk menyimpan dokumen hingga masa retensinya habis. Namun sayangnya, masih banyak yang belum mengetahui hal ini.

Menurut Pasal Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, menyebutkan bahwa bukti pembukuan dan data pendukung administratif perusahaan wajib disimpan selama kurun waktu 10 tahun, terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.

Lantas, mengapa sistem penyimpanan arsip yang Anda miliki harus dapat digunakan untuk menyimpan dokumen selama 10 tahun? Berikut ini adalah penjelasan selengkapnya.

Undang-Undang Tentang Dokumen Perusahaan

Perlu diketahui, sebagai langkah untuk menjamin efisiensi dan efektivitas dari kinerja perusahaan, Pemerintah Indonesia telah mengeluarkan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam pembuatan dan penyimpanan dokumen yang dimiliki perusahaan.

Undang-Undang ini menyebutkan secara spesifik bahwa setiap badan usaha, baik yang dijalankan oleh Perseorangan, Persekutuan Komanditer, dan Perseroan, maka wajib membuat catatan terkait aktivitas yang dijalankan dalam berbisnis, khususnya yang berkaitan dengan keuangan perusahaan.

Pencatatan tersebut dapat dilakukan secara manual atau dengan bantuan sistem penyimpanan arsip yang lebih modern.

Jenis-Jenis Dokumen Yang Wajib Disimpan Perusahaan

Menurut Pasal 5 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, ada beberapa bentuk dokumen keuangan dan administratif yang wajib disimpan selama kurun waktu 10 tahun secara manual atau melalui sistem penyimpanan arsip. Beberapa di antaranya, yaitu :

• Perhitungan laba-rugi tahunan.
• Neraca keuangan tahunan perusahaan.
• Bukti rekening keuangan milik perusahaan.
• Jurnal transaksi keuangan harian perusahaan.
• Dokumen lain yang berisi hak dan kewajiban perusahaan.

Syarat Penyimpanan Dokumen

Setelah mengetahui jenis dokumen yang wajib disimpan selama 10 tahun oleh perusahaan, kini Anda juga perlu mengetahui syarat-syarat dan ketentuan dari penyimpanan dokumen tersebut, baik itu melalui sistem penyimpanan arsip ataupun secara manual.

Beberapa hal yang wajib untuk dipatuhi meliputi, yaitu :

• Setiap pencatatan dilakukan dalam Bahasa Indonesia, menggunakan huruf latin, dan satuan mata uang Rupiah yang diakui dalam wilayah administratif Republik Indonesia.
• Perusahaan juga dapat melakukan pencatatan dalam bahasa asing, asalkan telah mendapatkan izin dari Menteri Keuangan.
• Dokumen dalam bentuk neraca tahunan, perhitungan laba-rugi tahunan, dan tulisan lainnya yang berisi informasi terkait neraca dan laba-rugi perusahaan yang disimpan dalam sistem penyimpanan arsip online atau manual wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau juga pejabat lain yang ditunjuk untuk persetujuan keuangan perusahaan.
• Dokumen yang berisi catatan terkait keuangan perusahaan wajib dibuat dalam kurun waktu maksimal 6 bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.
• Catatan keuangan yang telah dibuat oleh perusahaan wajib disimpan selama kurun waktu 10 tahun, hingga masa retensi dari dokumen keuangan telah habis.
• Jangka waktu di atas harus disusun oleh perusahaan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan.

Penyimpanan Dokumen Dengan Sistem Online

Jika Anda masih khawatir dengan sistem penyimpanan arsip secara online, maka kini pemerintah melalui Pasal 5 Ayat 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) telah menyebutkan bahwa informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik berikut hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah.

Dengan begitu, catatan keuangan yang disimpan dalam sistem penyimpanan arsip dapat dipergunakan untuk penyimpanan informasi keuangan perusahaan, karena dasar hukumnya sudah jelas dan dijamin oleh Undang-Undang.

Itulah tadi penjelasan mengenai alasan mengapa dokumen perusahaan wajib disimpan selama 10 tahun. Mengingat masa penyimpanan dokumen yang cukup lama, maka sistem penyimpanan arsip yang Anda miliki harus dapat diandalkan agar pengelolaan seluruh dokumen yang dimiliki perusahaan dapat berlangsung dengan baik dan tepat guna.

Terimakasih telah berkunjung ke website Gapura Office atau Virtual Officeku. Kami menyediakan Virtual Office dan Coworking Space dengan harga yang terjangkau.

Fasilitas yang kami tawarkan pun lengkap untuk menunjang produktivitas, privasi, dan kenyamanan Anda ketika bekerja. Berbagai fasilitas tersebut seperti meeting room, internet access, lounge, printing, copier, dan lain sebagainya.

Selain itu, kami juga menyediakan resepsionis profesional, nomor telepon, dan fax, khusus dengan operator pribadi dan greetings sesuai dengan nama perusahaan penyewa. Nomor telepon yang masuk dari klien juga dapat dialihkan langsung ke ponsel penyewa atau nomor pribadi.

Tak hanya itu saja, kami juga menyediakan jasa penerimaan dan pengelolaan kiriman surat dan paket yang masuk secara khusus bagi tiap nama perusahaan penyewa. Semua fasilitas dan benefit di atas sudah dapat Anda rasakan dengan harga yang cukup terjangkau.

Untuk informasi lebih lanjut, Anda bisa langsung menghubungi tim Marketing kami DI SINI. Dapatkan informasi tentang legalitas dan promo-promo menarik lainnya dari kami, serta Konsultasi GRATIS tentang jasa yang kami tawarkan. Kami siap membantu Anda!

Apa pun jenis layanan perkantoran yang Anda pilih, masing-masing tentunya memiliki kelebihan dan kekurangannya. Rencanakan dengan matang agar sesuai dengan pola dan kebutuhan bisnis Anda. So, start your business right bersama Virtual Officeku!