Kisah Seorang Resepsionis Yang Bekerja di Virtual Office

GAPURA OFFICE – Hai sobat Gapura! Menjadi seorang resepsionis atau front office yang bekerja di Virtual Office hampir sama dengan resepsionis di kantor pada umumnya. Namun, satu lantai gedung yang dihuni oleh berbagai macam perusahaan, membuat para resepsionis ini kadang kewalahan untuk menerima tamu yang berkunjung.

Ferliana (26), wanita yang sudah bekerja selama 2 tahun sebagai resepsionis di salah satu perusahaan penyedia Virtual Office di Jakarta, menceritakan bahwa di tahun pertama bekerja sebagai resepsionis ia sempat kewalahan mengurus surat yang masuk untuk berbagai perusahaan.

Di meja penerimaan tamu, tumpukan surat yang ditujukan untuk berbagai macam perusahaan menjadi pekerjaan sehari-hari Ferliana untuk diberikan kepada kurir, untuk diantarkan ke perusahaan yang menjadi klien kantornya.

Selama beberapa bulan penuh, Ferliana harus menghafal kantor-kantor apa saja dan di mana letaknya. Pernah satu hari, ia direpotkan dengan 10 surat yang datang untuk satu perusahaan. Dan surat-surat tersebut datang secara bersamaan. Namun ia mengaku lama kelamaan dia menjadi hafal klien yang menggunakan jasa kantor bersama tersebut.

“Kalau waktu baru awal kerja sih ada suka tertukar PT A ke PT B. Tapi itu juga sebentar, dan lama kelamaan jadi hafal.”, katanya.

Untuk mempermudah menyortir surat, dia menempatkannya di sebuah ruangan yang disebut mailing room. Di sana, Ferliana menyusun surat berdasarkan abjad nama perusahaan yang terdaftar di kantor Virtual Office tersebut.

Selain itu, Ferliana juga disibukkan dengan menerima telepon serta menghubungkannya ke berbagai perusahaan klien kantornya. Setiap hari dia pun harus menyapa dengan ramah berbagai tamu yang akan berkunjung ke perusahaan yang menggunakan jasa kantor bersama.

Biasanya, jika ada klien, kata Ferlina, calon klien ataupun kurir yang akan mengambil surat dia langsung sigap menyapa dan memberikan salam seperti resepsionis pada umumnya. Kemudian, ketika calon klien yang ingin menggunakan jasa kantor bersama, ia langsung memberikan brosur layanan yang ditawarkan kepada calon klien.

Ferliana juga sering berhadapan dengan klien yang ‘ribet’, yang secara langsung berhadapan ataupun melalui telepon. Tetapi ia menghadapinya secara santai dan menjadi sebuah rutinitas pekerjaannya sebagai resepsionis.

Ferliana menceritakan juga bahwa center ia bekerja merupakan tempat paling ramai. Apalagi jika banyak perusahaan yang mengadakan pertemuan atau meeting. Ditambah dengan datangnya surat serta telepon secara bersamaan.

“Di sini kan center paling ramai. Jadi kalau ada surat yang berbarengan kami benar-benar sibuk. Yang diutamakan surat yang datang, dan kalau ada orangnya di sini kita langsung antarkan ke ruang meeting. Tapi kalau kantor aslinya bukan di sini kita sortir dan tunggu kurir yang mengambilnya.”, katanya.

Ferliana menjelaskan ketika awal masuk bekerja sebagai resepsionis tidak sendiri langsung dilepas menerima tamu. Ia ditemani oleh senior yang sudah mengerti bagaimana tata cara menerima tamu serta menyortir surat untuk klien yang menggunakan jasa Virtual Office di tempatnya bekerja.

Dalam menerima telepon pun, Ferliana harus menggunakan bahasa yang ramah terhadap siapapun yang akan menghubungi kliennya. Ia mencontohkan bahwa saat dia menerima telepon, ia bertugas mewakili salah satu perusahaan yang menjadi klien-nya. Seolah-olah ia menjadi bagian dari perusahaan yang menggunakan jasa Virtual Office tersebut.

“Misalnya PT A. Thank you for calling PT A, this is Ferli speaking. Nah, nanti dari situ yang si penelepon ngomong mau bicara sama bapak siapa atau ini siapa.”, kata Ferliana mencontohkan.

Setelah itu, ia tinggal sambungkan kepada perusahaan yang akan dituju oleh si penelepon. Ferliana tinggal menekan tombol nomor sambungan. Tidak lama kemudian, si penelepon terhubung dengan tujuannya.

Baca juga: Sejarah Virtual Office dan Perkembangannya di Indonesia

Tertarik menggunakan Virtual Office? Gapura Office atau Virtual Officeku bisa menjadi pilihan yang tepat. Berlokasi di beberapa tempat strategis seperti di Jakarta, Tangerang, Depok, dan Bekasi, Gapura Office menawarkan fasilitas yang beragam, dan tentunya sangat mendukung perusahaan Anda untuk berkembang.

Tak hanya internet super cepat, namun banyak fasilitas ekslusif lainnya untuk para member Gapura Office. Di antaranya adalah ruangan private ukuran 3×3 M dengan 2 meja dan 3 kursi, Listrik, Parkir, Papan Nama, ruangan meeting terbuka dan tertutup, line telephone, dan masih banyak lagi fasilitas yang Anda dapat.

Selain fasilitas yang ditawarkan di atas, Gapura Office juga memiliki lingkungan yang sangat kondusif dan tentunya dapat meningkatkan produktifitas tim kerja Anda untuk bekerja secara maksimal.

Tak hanya cocok bagi pegiat Startup saja, namun Private Office kami juga sangat tepat untuk dijadikan pilihan sebagai tempat bekerja bagi para Freelancer, Digital nomad, Blogger, Investor, hingga berbagai macam Consultant.

Jadi, tunggu apa lagi? Dapatkan kantor impian Anda sekarang juga hanya di Gapura Office!

Untuk informasi lebih lanjut, Anda bisa langsung menghubungi tim Marketing kami DI SINI. Dapatkan informasi tentang legalitas dan promo-promo menarik dari kami, serta Konsultasi GRATIS tentang jasa yang kami tawarkan. Kami siap membantu Anda!

Apa pun jenis layanan perkantoran yang Anda pilih, masing-masing tentunya memiliki kelebihan dan kekurangannya. Rencanakan dengan matang agar sesuai dengan pola dan kebutuhan bisnis Anda. So, start your business right bersama Gapura Office!